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organizar mensajes con etiquetas

Cómo organizar los mensajes con etiquetas en Gmail

A continuación vamos a aprender cómo organizar los mensajes con etiquetas en Gmail de modo que podamos hallar posteriormente los mensajes que más nos interesen y eliminar los que ya no son necesarios. Las etiquetas son cómo categorías de mensajes totalmente personalizables. Podemos tener hasta 5.000 etiquetas, y crearlas o eliminarlas cuando así lo deseemos. Además, esas etiquetas son totalmente privadas de modo que las personas con quien intercambiamos mensajes no saben cómo estamos organizando estos mensajes.

Lo primero es pensar cómo vamos a categorizar nuestros mensajes. Algunas etiquetas comunes son: Familia, Trabajo, Escuela, Cuentas, Iglesia, etc. A un mensaje le podemos asignar varias etiquetas. Digamos: Trabajo – Importante; o Club Social – Dejar para después, etc. De esta forma podemos organizar los mensajes con etiquetas.

Cómo se crean las etiquetas en Gmail

  1. Una vez abierto Gmail, podemos ver a la izquierda de la página una barra vertical con una serie de etiquetas como Recibidos, Importantes, Enviados, etc. Al final de esa lista hacemos clic en Más. (Si no vemos la palabra “Más”, debemos arrastrar hacia abajo con el cursor del ratón, la línea divisoria gris que lleva 3 puntos, para mostrar más etiquetas).
  2. Ahora hacemos clic en Crear etiqueta nueva.
  3. Y escribimos el nombre de la nueva etiqueta. Finalizamos haciendo clic en Crear.

Otra forma de crear una etiqueta es desde la carpeta Recibidos. Lo que debemos hacer es marcar el mensaje en la casilla izquierda y luego hacer clic en el botón Etiquetas. Al hacerlo aparece abajo la opción Crear nueva etiqueta. Una vez escrito el nombre hacemos clic en Crear. Uno creará una nueva etiqueta y además marcará el mensaje seleccionado con la misma.

Cómo organizar los mensajes con etiquetas creadas en Gmail

Ya vimos que podemos etiquetar un mensaje directamente en la carpeta Recibidos. Vemos otra forma:

  1. Si abrimos un mensaje para leerlo, podemos hacer clic en el botón Etiquetas que aparece sobre el mensaje.
  2. De la lista de etiquetas podemos seleccionar una o varias.
  3. Hacemos clic en la opción Aplicar.

Otra opción sería al crear un mensaje nuevo. En la barra inferior de la ventana de redacción hay un botón llamado Opciones. Al hacer clic en él se abre un menú donde podemos ver la opción Etiquetas, Hacemos clic en la etiquetas que queramos y luego en Aplicar.

Como vemos podemos organizar los mensajes con etiquetas de manera muy sencilla, lo cual nos da un poder de organización que hasta ahora ningún otro correo Web posee.

pestañas para organizar los mensajes

Usar las pestañas para organizar los mensajes de Gmail

Una de las características más importantes de Gmail es su capacidad preconfigurada de manejar y clasificar los mensajes que llegan a la bandeja de entrada, de modo que facilite el manejo de la información. Para empezar Gmail viene con una función llamada Pestañas, la cual se usa para organizar los mensajes recibidos de manera automática. Dependiendo del tipo de mensaje recibido Gmail redirige tus mensajes a una pestaña específica. Es como si tuvieras varios buzones de entrada en una misma cuenta.

Cuáles son las pestañas que vienen preconfiguradas

Principal En esta pestaña se guardan los mensajes de amigos y familiares que tengas como contactos, además de los mensajes que no aparezcan en otras pestañas.
Promociones Las ofertas, promociones y otros mensajes publicitarios aparecerán acá. Esto es excelente pues puedes marcarlos todos de una vez y borrarlos.
Social Google+, Facebook, Twitter y otras redes sociales, envían mensajes informativos casi que a diario. Otros sitios para compartir archivos multimedia, de servicios de citas por Internet, de plataformas de juegos y de otras webs sociales, también nos pueden llenar la bandeja de entrada.
Notificaciones En esta pestaña se almacenarán las confirmaciones, recibos, facturas o extractos de cuentas.
Foros Acá estarán mensajes de grupos de Internet, de foros de debate y de listas de distribución.

Cómo se activan las pestañas para organizar los mensajes

Para activar las pestañas y organizar los mensajes de manera automática, se hace clic en el botón de Configuración y se selecciona la opción Configurar bandeja de entrada. Esto hace que se despliegue un cuadro de diálogo con el título Selecciona las pestañas que quieras habilitar. Allí se puede tildar la pestaña Principal y cualquier otra pestaña adicional.

En la parte inferior del cuadro aparece la opción Mostrar los destacados también en Principal. Esto se refiere a aquellos mensajes que has marcado con una estrella porque deseas hacerle un seguimiento más de cerca.

Una vez que le des al botón Guardar aparecerán las pestañas seleccionadas y todos tus mensajes se ordenarán en esas pestañas. A si mismo los mensajes que vayan llegando nuevos quedarán ordenados automáticamente en esas categorías. Como vemos, a diferencia de otros sistemas de correo Web, como Outlook o Yahoo, es muy sencillo configurarlo y son muchos los beneficios en cuanto a organización.

Pero además, Gmail no se queda allí. También es posible crear etiquetas y filtros personalizados para organizar mucho más detalladamente todos los mensajes recibidos. Esta función la veremos en otro artículo, así que por lo pronto prueba las pestañas para organizar los mensajes y cuéntanos qué te ha parecido.