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organizar mensajes con etiquetas

Cómo organizar los mensajes con etiquetas en Gmail

A continuación vamos a aprender cómo organizar los mensajes con etiquetas en Gmail de modo que podamos hallar posteriormente los mensajes que más nos interesen y eliminar los que ya no son necesarios. Las etiquetas son cómo categorías de mensajes totalmente personalizables. Podemos tener hasta 5.000 etiquetas, y crearlas o eliminarlas cuando así lo deseemos. Además, esas etiquetas son totalmente privadas de modo que las personas con quien intercambiamos mensajes no saben cómo estamos organizando estos mensajes.

Lo primero es pensar cómo vamos a categorizar nuestros mensajes. Algunas etiquetas comunes son: Familia, Trabajo, Escuela, Cuentas, Iglesia, etc. A un mensaje le podemos asignar varias etiquetas. Digamos: Trabajo – Importante; o Club Social – Dejar para después, etc. De esta forma podemos organizar los mensajes con etiquetas.

Cómo se crean las etiquetas en Gmail

  1. Una vez abierto Gmail, podemos ver a la izquierda de la página una barra vertical con una serie de etiquetas como Recibidos, Importantes, Enviados, etc. Al final de esa lista hacemos clic en Más. (Si no vemos la palabra “Más”, debemos arrastrar hacia abajo con el cursor del ratón, la línea divisoria gris que lleva 3 puntos, para mostrar más etiquetas).
  2. Ahora hacemos clic en Crear etiqueta nueva.
  3. Y escribimos el nombre de la nueva etiqueta. Finalizamos haciendo clic en Crear.

Otra forma de crear una etiqueta es desde la carpeta Recibidos. Lo que debemos hacer es marcar el mensaje en la casilla izquierda y luego hacer clic en el botón Etiquetas. Al hacerlo aparece abajo la opción Crear nueva etiqueta. Una vez escrito el nombre hacemos clic en Crear. Uno creará una nueva etiqueta y además marcará el mensaje seleccionado con la misma.

Cómo organizar los mensajes con etiquetas creadas en Gmail

Ya vimos que podemos etiquetar un mensaje directamente en la carpeta Recibidos. Vemos otra forma:

  1. Si abrimos un mensaje para leerlo, podemos hacer clic en el botón Etiquetas que aparece sobre el mensaje.
  2. De la lista de etiquetas podemos seleccionar una o varias.
  3. Hacemos clic en la opción Aplicar.

Otra opción sería al crear un mensaje nuevo. En la barra inferior de la ventana de redacción hay un botón llamado Opciones. Al hacer clic en él se abre un menú donde podemos ver la opción Etiquetas, Hacemos clic en la etiquetas que queramos y luego en Aplicar.

Como vemos podemos organizar los mensajes con etiquetas de manera muy sencilla, lo cual nos da un poder de organización que hasta ahora ningún otro correo Web posee.

pestañas para organizar los mensajes

Usar las pestañas para organizar los mensajes de Gmail

Una de las características más importantes de Gmail es su capacidad preconfigurada de manejar y clasificar los mensajes que llegan a la bandeja de entrada, de modo que facilite el manejo de la información. Para empezar Gmail viene con una función llamada Pestañas, la cual se usa para organizar los mensajes recibidos de manera automática. Dependiendo del tipo de mensaje recibido Gmail redirige tus mensajes a una pestaña específica. Es como si tuvieras varios buzones de entrada en una misma cuenta.

Cuáles son las pestañas que vienen preconfiguradas

Principal En esta pestaña se guardan los mensajes de amigos y familiares que tengas como contactos, además de los mensajes que no aparezcan en otras pestañas.
Promociones Las ofertas, promociones y otros mensajes publicitarios aparecerán acá. Esto es excelente pues puedes marcarlos todos de una vez y borrarlos.
Social Google+, Facebook, Twitter y otras redes sociales, envían mensajes informativos casi que a diario. Otros sitios para compartir archivos multimedia, de servicios de citas por Internet, de plataformas de juegos y de otras webs sociales, también nos pueden llenar la bandeja de entrada.
Notificaciones En esta pestaña se almacenarán las confirmaciones, recibos, facturas o extractos de cuentas.
Foros Acá estarán mensajes de grupos de Internet, de foros de debate y de listas de distribución.

Cómo se activan las pestañas para organizar los mensajes

Para activar las pestañas y organizar los mensajes de manera automática, se hace clic en el botón de Configuración y se selecciona la opción Configurar bandeja de entrada. Esto hace que se despliegue un cuadro de diálogo con el título Selecciona las pestañas que quieras habilitar. Allí se puede tildar la pestaña Principal y cualquier otra pestaña adicional.

En la parte inferior del cuadro aparece la opción Mostrar los destacados también en Principal. Esto se refiere a aquellos mensajes que has marcado con una estrella porque deseas hacerle un seguimiento más de cerca.

Una vez que le des al botón Guardar aparecerán las pestañas seleccionadas y todos tus mensajes se ordenarán en esas pestañas. A si mismo los mensajes que vayan llegando nuevos quedarán ordenados automáticamente en esas categorías. Como vemos, a diferencia de otros sistemas de correo Web, como Outlook o Yahoo, es muy sencillo configurarlo y son muchos los beneficios en cuanto a organización.

Pero además, Gmail no se queda allí. También es posible crear etiquetas y filtros personalizados para organizar mucho más detalladamente todos los mensajes recibidos. Esta función la veremos en otro artículo, así que por lo pronto prueba las pestañas para organizar los mensajes y cuéntanos qué te ha parecido.

Cómo manejar varias cuentas de Gmail desde una sola cuenta

Muchas personas necesitan manejar varias cuentas de Gmail por razones de organización o simplemente por privacidad. También pueda darse el caso de que una persona se vaya de vacaciones y le pida a alguien en el trabajo que conteste sus correos. La solución más común es que esa persona se salga de su cuenta y entre a la otra cuenta de correo con otro usuario y contraseña, y de nuevo volver a salir para entrar en la cuenta anterior. Sin embargo, una solución más elegante sería que desde la misma cuenta de Gmail, poder entrar a otras cuentas de correo.

Sigue estos pasos para manejar varias cuentas de Gmail

Para manejar varias cuentas de Gmail desde una sola cuenta, primeramente entramos en la cuenta que queremos “compartir”. Luego hacemos clic en la “Rueda Dentada” y luego en Configuración. Ahora seleccionamos la pestaña Cuentas e Importación. Busquemos la opción Conceder acceso a tu cuenta, y hacemos clic en Añadir otra cuenta. Aparecerá un cuadro donde tendremos que escribir la dirección de correo electrónico desde donde queremos acceder a la primera cuenta. Luego de escribirla le damos clic al botón Siguiente paso. El siguiente cuadro nos permite verificar que estamos seguros de conceder el acceso. Hacemos clic en Enviar correo para conceder el acceso.

Como manejar varias cuentas de Gmail desde una sola cuenta - 1

Ahora abrimos la otra cuenta de correo y veremos un correo de Gmail. En el mismo hay un enlace en el que debemos hacer clic para aceptar la solicitud enviada desde la primera cuenta. Luego aparecerá otra ventana que nos pide Confirmar la aceptación.

Luego de algunos minutos, en el icono de la segunda cuenta de Gmail, aparecerá también la primera cuenta y cuando hagamos clic en ella se abrirá una segunda pestaña con la bandeja de entrada de ésta. De esta manera podemos manejar ambas cuentas (o todas las que queramos) introduciendo un solo usuario y contraseña.

También es muy sencillo eliminar esa configuración, en caso de que hayamos regresado de viaje y ya no queremos que nadie más maneje nuestra cuenta de correo. Solo debemos volver a la misma pestaña Cuentas e Importación, y hacer clic en la opción Eliminar que aparece al lado de cuenta que estamos compartiendo.

Como vemos manejar varias cuentas de Gmail desde una sola cuenta es muy sencillo y nos da una funcionabilidad muy interesante, no solo desde el punto de vista de una organización sino también si estamos interesados en mantener algunas cosas alejadas de otras.

Cómo saber si alguien está espiando nuestro Gmail

En el internet existen muchos expertos que comparten sus trucos para que otros usuarios también puedan disfrutar de las funcionalidades. En ese sentido existen algunos programas y servicios en la red donde es posible detectar cuando abrimos un correo, y no específicamente esos inofensivos de nuestros recibos. Son herramientas que saben cuándo lo abres, cuales enlaces de mensajes hemos hecho clic y hasta desde donde lo haces. Esos datos son muy importantes para algunos expertos en relaciones públicas y publicidad.

Pero así como existen esos programas, en la red también nos encontramos con técnicas para neutralizar la herramienta. Algunos de nosotros siempre utilizamos el Gmail desde la web, para poder ver nuestros mensajes y con nuestro correo también podemos detectar cuando alguien quiere saber nuestros datos, incluso antes de que abramos a leer el mensaje.

Para lograr esto debemos de instalar la extensión de Chrome llamada “Ugly Email”, que encontramos de manera gratuita en Chrome Web Store. Se trata de un complemento que también está disponible en Firefox, el cual es capaz de detectar el código rastreador de los todos los correos que tenemos en nuestra bandeja de entrada. Cuando lo tengamos instalado nos dirigimos a Gmail.

Ahora podrás ver algunos de tus mensajes. Si es que alguno de ellos tiene el icono del ojo de Ugly Email, justo al lado del asunto del mensaje no debemos abrirlo porque se está considerando como sospechoso. De lo contrario, habrás cedido a los datos sobre ese correo que haz abierto a una tercera persona.

Además, si este correo es un mensaje personal, es decir que su remitente es una persona de alta confianza sin que se haya añadido ninguna publicidad dentro debes de avisarle. Debido a que es posible que la cuenta de tu amigo tenga algún tipo de malware instalado en su correo donde se esté aprovechando de datos sin que él se dé cuenta.

espiando correos gmail

¿El espionaje de las empresas en nuestro correo es legal?

Ese espionaje para saber los datos de nuestro correo y sobre los clics a enlaces que hacemos, es un procedimiento común que las personas hacen para mejorar sus métodos de publicidad. De hecho, la compañía de Google cuenta con una página guía para los anunciantes mediante este proceso. Es entonces que este pequeño espionaje está lejos de ser ilegal; a pesar de que eso resulte inquietante para algunos y se lleva a cabo sin el conocimiento de la persona.

Cómo personalizar nuestra cuenta de Gmail

Google se está centrando en su nuevo servicio de correo electrónico: Inbox, donde nos está intentando reinventar el envío de mensajes que hacemos en el día a día. Pero ello no significa que deje de lado nuestro hasta ahora servicio favoritos Gmail. Recientemente la compañía de Mountain View ha añadido algunas mejoras para poder personalizar más la apariencia de Gmail.

Es entonces que nos ha traído nuevas imágenes de fondo, nuevos temas y algunas funciones para poder dejar mejor nuestra lista de correo electrónico. Además, ha incrementado el uso de los emojis dentro de los mensajes, que encontraremos en el panel de redacción para que sea más fácil el envío y dinámico.

personalizar gmail

  1. Añadir una firma automática, si quieres también logo

Tienes la posibilidad de crear una firma personalizada con el logo de una empresa para que al final de cada mensaje aparezca de forma automática el remitente. Para ello tienes que dirigirte a Configuraciones > pestaña General > Firma. En este panel encontrarás un cajón parecido al de redacciones donde podrás elaborar de manera fácil tu firma y en añadir imágenes colocar el nombre de tu empresa.

  1. Cambiar el fondo

Primero tendrás que dirigirte a la tuerca y presionar el tema. En este apartado nos aparecerán diferentes fondos de la galería y tendremos que seleccionar el que más nos gusta. Tras ello debemos presionar en el botón “A” donde podrás seleccionar si es que quieres el fondo claro u oscuro en el texto. Asimismo, en el cuadrado siguiente de letras podrás añadir si es que deseas un degradado circular oscuro con diferentes bordes. En el último botón podrás agregar un desenfoque para evitar que no distraigamos apreciando el fondo. Finalmente solamente presionas el botón de guardar y listo.

  1. Cambiar tipo de letra y color

Existe una opción para poder cambiar el tipo de letra y color haciendo que el texto pueda resaltar entre los mensajes. En este caso solamente debes de dirigirte a la rueda y dar en Configuración > General > Estilo de texto predominado. En este panel puede cambiar la tipografía, el tamaño y color.

  1. Añadir programación de mensajes

Existen una extensión de Google Chrome, llamado Boomerang for Gmail, que nos permite programar mensajes para que pueden ser enviados en una fecha específica de forma automática. Pero también cuenta con la opción de recordar un mensaje leído, pero que en otra fecha deseemos volver a verla. Es decir nos llega una factura el día 16, pero el 20 queremos recordar, entonces la programación para el día 20 saldrá el mensaje como no leído.

Como enlazar la cuenta de Gmail con Outlook

En ocasiones solemos crear diferentes cuentas de correo electrónico debido a los beneficios que ofrecen los diferentes servicios, ya sea por temas personales o laborales. Por lo general siempre tenemos una cuenta de Gmail y otra de Outlook, y estar pendiente de una y otra puede convertirse en toda una pérdida de tiempo, sin embargo ahora tenemos la opción de unir ambas cuentas de diferentes servicios para poder gestionarlas desde uno solo para que se nos pueda hacer más fácil y rápido. Por esta razón vamos a explicarte cómo unir cuenta de Gmail y Outlook.

Como enlazar la cuenta de Gmail con Outlook

Desde la web

Si es que utilizas Outlook desde la web, solamente tienes que seguir unos pequeños pasos para poder enlazar tu cuenta. Lo primero será acceder al correo como siempre lo haces. Luego, tienes que ingresar en el menú de Ajustes, que está en la parte superior derecha de la pantalla y presionar en la opción de Configuración.

Tras ello, accederás a un panel de opciones y características para poder ajustar todo el funcionamiento de tu correo, pero solamente debes encontrar el de “Importar cuentas de correo electrónico”. Es posible que dentro de las opciones existan una gran variedad de servicios, solamente debes encontrar el de opción Gmail o Google.

En este punto, solamente debes indicar cuál es tu correo electrónico de Gmail para poder importarlo al de Outlook. Este proceso es mínimo, solamente tienes que escribir la contraseña de tu correo para poder tener acceso y aceptar todos los permisos de Microsoft para poder gestionar toda la información de tu correo.

Finalmente podrás dispones de todos los contactos, direcciones de correo, calendario, etiquetas y por supuesto tus mensajes. Con esto es posible poder utilizar todas las características de Outlook, donde solamente tienes que presionar “+” para poder establecer con que cuenta de servicio de correo quieres enviar el mensaje.

Desde Windows 8.1

Si es que utilizar el programa de Outlook directamente en Windows solamente tendrás que integrar e importar tu cuenta de Gmail en Outlook. Es un proceso mucho más sencillo que el anterior. Para ello solamente debes de abrir la aplicación, abrir el menú y acceder a configuración. Tras ello, encontrarás un apartado de Cuentas y solamente debes hacer clic en la opción de “Agregar cuenta”. Ahora solamente tendrás que añadir la dirección y contraseña de tu correo electrónico de Gmail, para poder acceder.

Finalmente tienes las opciones de poder alternar las bandejas de entradas de los diferentes servicios para tener una mejor comodidad y facilidad de manejar ambas cuentas.

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5 cosas que Google sabe de ti

Parece historia de terror o ficción, pero cada vez que usamos servicios de Google u otras compañías, estamos permitiendo acceso a información personal que las compañías registran, guardan y las que tienen acceso para dar recomendación de aplicación, videos cuando navegas en Youtube o enviar publicidad por email o que puedes ver en tu panel  de Gmail.

Esas son solo algunas de las condiciones que aceptas al usar servicios en internet y que nunca nos tomamos el tiempo de leer cuando confirmamos el “acepto las condiciones”. Todo esto pasa cuando entramos a Google plus, navegamos en Youtube, descargamos aplicaciones en Google Play, etc.

Privacidad

Por ejemplo, existen más de 10 servicios diferentes a los que podemos acceder con la misma cuenta de Gmail, pero sin darnos cuenta pueden acceder a los siguientes datos, por ejemplo.

La Publicidad

La forma más efectiva como Google consigue llevar publicidad en relación a nuestros gustos es conociéndonos a través de nuestros datos que nosotros mismos permitimos y enviamos. Basta con ingresar a estos ajustes para darnos cuenta lo que el gigante buscador sabe de nosotros y lo que usa para llevar publicidad y estrategias de marketing.

Nuestra edad, genero, idioma, intereses son solo parte de los datos usados para llevar anuncios a Youtube, Gmail, en la web o en Google Maps.

Localidad

Es muy importante para una compañía saber nuestra localidad e idioma, sobre todo ahora que podemos agregar las cuentas en nuestros smartphones. Entra en esta sección de nuestro historial de localidades para descubrirlo.

Lo que buscas en la red

No hay nadie que entra a la red y lo primero que abra es Google para realizar búsquedas sobre cualquier tema, desde el ordenador o en el móvil. Pues Google también se encarga de registrar todo historial de búsquedas organizadas por fechas y a las que podemos acceder con la misma cuenta de Gmail desde este enlace.

Tus dispositivos

Es muy difícil evitar que Google guarde la información de los dispositivos desde los cuales nos conectamos a Gmail o sus diferentes servicios. La razón es que usamos nuestra cuenta de Google para navegar en el móvil, usar aplicaciones o descargarlas. Sin usar una cuenta de Gmail esto no fuera posible y por tanto el uso del smartphone fuera sin sentido.

Además, este registro es muy importante para darnos cuenta si alguien más está usando nuestra cuenta e ingresando desde un dispositivo y localidad diferente. Solo debes acceder a este enlace y verificarlo.

Que software usas

Este dato que se guarda en el registro de Google es muy obvio si usamos Chrome o vinculamos una cuenta para sincronizar datos del navegador y estamos usando extensiones. Desde este enlace podemos ver que software usamos y que aplicaciones tienen permiso a nuestra cuenta.

¿Qué te parece? Aún hay más, sin embargo hay mucha información que podemos dejar de compartir y mejorar nuestra privacidad.

Como usar Gmail como gestor de correos de terceros

Como usar Gmail como gestor de correos de terceros

Hoy en día no hay quien no tenga una cuenta de correo, ya sea para uso personal o de trabajo. Con el avance de la tecnología también hemos podido llegar a usarlos en el ordenador de nuestra oficina y seguir leyendo los mensajes en nuestro smartphone.

Pero ¿qué hacer cuando tenemos muchas cuentas de correos para servicios diferentes?

Lo más común que los usuarios regulares hacen es abrir en el navegador pestañas diferentes para leer los diferentes servicios como Hotmail o lo que ahora es Outlook, Yahoo o Gmail.

Otros desde el móvil y el escritorio usan un cliente de correos como Cloud Magic, Outlook de Microsoft, Opera o Thunderbird en el ordenador. Pero si quieres algo más simple y sin más complicaciones es configurar una sola cuenta de correo de Gmail para que pueda funcionar como receptor y envío de emails de otras cuentas de Google y servicios de terceros.

 

El procedimiento es simple y rápido.

Lo primero que debes hacer es ir las cuentas de correo como Yahoo, Gmail o Outlook y habilitar las opciones IMAP o POP3. El proceso en ellas es similar, pero no igual ya que cada una cuenta con diferentes opciones de configuración.

Recursos: https://support.office.com/es-mx/article/Activar-el-acceso-de-POP-o-IMAP-para-conectarse-a-otra-cuenta-2bdac5d3-753f-4d7d-9957-94b0a06510d4

Una vez activado debes ir a la cuenta de Gmail que quieres que funcione como el cliente de correo e ingresar al icono de configuraciones como muestra la captura:

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Ahora te diriges a “Cuentas e importaciones” y habilitas “Añadir una cuenta de correo POP3”.

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El siguiente paso es introducir el email anterior donde has habilitado el Pop3, contraseña de esa cuenta de correo, agregamos el puerto y hacemos clic en “añadir cuenta”. Terminamos el proceso y recibiremos un nuevo email de parte de Google para verificar los cambios.

Ahora solo debemos confirmar que recibiremos los nuevos emails desde la actual cuenta de Gmail y el sistema empezará a descargas los correos nuevos. Es importante mencionar que  los emails que lleguen de las cuentas agregadas, no la que está funcionando como cliente, entrarán etiquetadas con el nombre de las cuentas nuevas.

Es decir, si la cuenta de Gmail que funciona como cliente es : contacto@empresa.com y la otra cuenta agregada es ventas@empresa.com, en el buzón de correos entrantes recibirás los mensajes de la segunda cuenta de forma etiquetada.

Este truco es muy útil cuando estás trabajando en el ordenador y quieres usar un solo notificador de correos desde Chrome o Firefox. Si llevas las cuentas el móvil te recomiendo usar un cliente de correo para smartphones o usar la aplicación oficial de Gmail en tu dispositivo.

Mantén la seguridad de tu correo Gmail en dos pasos

Para acceder a todos los productos de Google es necesario contar con una cuenta en Gmail, eso quiere decir que si la misma se ve vulnerada los datos de todas nuestras cuentas estarán en peligro. Es así que para proteger la seguridad de las cuentas de sus usuarios Google ha lanzado la “Verificación en dos pasos”, que permitirá verificar los accesos a nuestras cuentas desde nuestro correo electrónico.

Mantén la seguridad de tu correo Gmail en dos pasos

¿Cómo funciona?

No es necesario instalar ningún software ni algún otro complemento para acceder a esta funcionalidad. La verificación en dos pasos vincula nuestras cuentas de correo en Gmail con nuestro teléfono móvil de tal manera que para garantizar el acceso a ellas será necesario insertar un código único enviado a nuestro dispositivo móvil.seguridad en www.gmail.com

Siendo más claros, luego de activar la verificación en dos pasos cada vez que ingreses tu usuario y contraseña en Gmail se solicitará un código de verificación que será enviado a tu teléfono móvil, al ingresar dicho código el acceso te será dado. El código también puede comunicarse por llamada telefónica.

movil gmail.com

Si accedemos periódicamente desde el mismo ordenador no será necesario ingresar el código de verificación en cada momento, los dispositivos verificados pueden ser guardados en el historial si es que nosotros lo deseamos, evitando mensajes de texto innecesarios.

¿Dónde la Activo?

Para activar la verificación en dos pasos de Gmail deberás de acceder a la siguiente dirección: https://www.google.com/intl/es/landing/2step/ con tu cuenta de correo electrónico. Luego de ello te pedirán ingreses el número móvil al que deseas llegue el código de verificación así como el código de país de residencia.

Seguido a este paso se enviará automáticamente un código a nuestro móvil el cual ingresaremos, al verificar el mismo el sistema te pedirá que identifiques si es una computadora de confianza, y finalmente al dar en “Activar verificación” ya tendrás activo el servicio de verificación.

Otras configuraciones

Google nos ofrece otras formas alternativas de verificar el acceso en nuestras cuentas, las mismas podemos activarlas desde el panel de configuración justo después de realizar nuestra primera activación o desde nuestra cuenta de Google.

  • Aplicación para Android, iOS y Blackberry

    Con esta aplicación no será necesario el envío de mensajes de texto y lo más sorprendente es que funciona sin acceso a internet.

La aplicación móvil y el envío de mensajes de texto son parte del denominado “Método Principal”, existe un “Método Opcional” al que se puede acceder siempre y cuando nos sea imposible los dos primeros, algo bastante difícil en realidad pero que puede que suceda en algún momento. Este método incluye la verificación por teléfono fijo o teléfonos secundarios y la verificación con códigos impresa.

La primera tal y como se desprende de su nombre se realizara con algún otro dispositivo móvil o fijo asociado a nuestras cuentas, mientras que la segunda nos dará un documento con códigos impresos para tenerlos a la mano y acceder con ellos.

Gmail

¡Más seguridad!

Finalmente la última herramienta de seguridad que nos ofrece Google es “La contraseña específica de aplicación”, con la cual podremos asegurar nuestro acceso a otros clientes de correo como Microsoft Outlook o el gestor de correos del Mac, Ipad o Iphone.

Un tip más, podemos ver cuáles han sido las computadoras y dispositivos registrados en nuestra cuenta para tener acceso sin código de verificación. Si ves algo raro por aquí puedes desactivar las que tienes afiliadas.

Puedes ver cómo realizar la verificación en dos pasos en el siguiente video:

Video dos pasos seguridad Gmail.com