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Tarjeta de Contacto

Cómo administrar los Contactos en Gmail

¿De qué sirve un sistema de correo electrónico si no podemos administrar los contactos? Tal como una agenda telefónica, los administradores de contactos nos sirven para registrar entre otras cosas la o las direcciones de correo electrónico de las personas con quienes intercambiamos mensajes. Con nuestra cuenta de Google en Gmail, podemos guardar mucha información de nuestros contactos además de su correo electrónico y compartir esa información entre todos los servicios de Google y los dispositivos electrónicos que poseamos, como teléfonos y tabletas, especialmente si estos poseen el sistema operativo Android.

Cómo administrar los contactos en Gmail

Una vez que hallamos entrado en nuestra cuenta de Gmail, hagamos clic en el menú desplegable de la izquierda, donde dice Gmail y seleccionemos
Contactos.

Menu Contactos

 

  1. Aquí podemos crear una tarjeta de contacto como si se tratara de una tarjeta de presentación, que contenga el nombre, la dirección de correo, los teléfonos, la dirección de habitación, etc., de cada una de las personas con quienes nos escribimos.
  2. Para crear un nuevo contacto hacemos clic en el botón roja de esquina inferior derecha “Añadir nuevo contacto”.
  3. Se introduce el nombre del nuevo contacto. Cuando se hace Google nos presenta una lista de posibles opciones tomada de Google+, ya que como vimos en otro artículo de este blog, podemos enviar mensajes de correo a un usuarios de nuestros círculos. Si el usuario es nuevo, le damos clic al botón Crear, de color azul.
  4. Ahora aparecerá la tarjeta de contacto en la que podemos añadir la dirección de correo, el teléfono, la dirección de su casa o trabajo, una foto, mucha más información que nos interese.
  5. Una vez que hayamos añadido toda la información que queramos sobre el contacto, le damos clic al botón Guardar, en color azul, y le damos a la flecha de volver que aparece arriba a la izquierda del cuadro.

También es posible organizar los contactos por grupos. Esto permite enviar correos a múltiples destinatarios de manera simultánea, como si se tratase de una lista de correo.

Como crear y administrar grupos de contactos

  1. Hagamos clic en la palabra Grupos del menú lateral izquierdo y seleccionemos Grupo nuevo.
  2. En el cuadro de diálogo escriba el nombre del grupo, por ejemplo, Familia, Colegio, Trabajo, Clientes, Proveedores, etc. Haga clic en el botón Crear grupo.
  3. Para añadir un contacto a este grupo, hagamos clic en el botón Añadir contacto en la esquina inferior derecha.
  4. Escribamos el nombre del contacto que queramos añadir y seleccionémoslo de la lista de contactos que se despliega.
  5. Volvamos a repetir la acción para todos los contactos que queramos en ese grupo.
  6. Repitamos todo el procedimiento para todos los grupos que queramos crear.

Para eliminar un contacto de un grupo, seleccionemos el grupo, marquemos al contacto en la casilla de la izquierda y hagamos clic en el botón Eliminar que aparece en la esquina superior derecha con el símbolo de un bote de basura. Allí podemos decidir si queremos solamente eliminarlo del grupo o eliminarlo de los contactos.

Ciertamente esta herramienta es muy útil, pues nos permite llevar un registro confiable de todos nuestros contactos y mantenerlo sincronizado con nuestra Tableta y Teléfono Android.

 

acceder a tus correos Gmail sin conexión a Internet

Cómo acceder a tus correos Gmail sin conexión a Internet

Si eres de los que viaja con frecuencia con una computadora u ordenador portátil, seguramente en más de una ocasión te ha pasado que por no disponer de una conexión a Internet, cableada o inalámbrica, no puedes acceder a tus correos antiguos para consultar alguna información importante. Felizmente existe una pequeña aplicación que se instala en tu computadora u ordenador y te permitirá acceder a tus correos Gmail sin conexión a Internet, por lo menos, a los últimos 100 que hayas recibido desde la última vez que te conectaste. Esta aplicación se llama Gmail sin conexión, y es de la misma gente de Google, así que no habrá problemas de compatibilidad.

La aplicación es una extensión de Google Chrome, así que para empezar debes tener instalador este navegador que también es propiedad de Google.

Cómo se instala Gmail sin Conexión para acceder a tus correos Gmail sin conexión a Internet

  1. Ve a la página de la aplicación en la Chrome Web Store
  2. Haz clic en el botón Añadir a Chrome que aparece arriba
  3. En el recuadro ¿Quieres instalar “Gmail sin conexión”? haz clic en el botón Añadir aplicación.
  4. Ahora te aparecerá la pantalla de aplicaciones Google, en la que se encuentra un icono de color azul idéntico al de Gmail normal. Haz clic en ese icono
  5. A continuación aparecerá una página en tu navegador Chrome en la que tienes que indicar si permitirás o no ver el correo sin conexión. Haz clic en Permitir correo sin conexión. Observa que hay una advertencia en la que se nos sugiere que si el equipo en el que estamos trabajando es de uso público, no marquemos esa opción. Además nos indica que los últimos correos de tu cuenta en Gmail se descargarán y guardarán en el equipo, lo que significa que ocupará cierto espacio en el disco duro. Esto debemos tomarlo en cuenta si nuestro equipo tiene limitaciones de espacio.
  6. Ahora hacemos clic en Continuar, y listo. La aplicación estará instalada en nuestro navegador Chrome y podremos leer los mensajes más recientes que hayamos recibido cuando nos conectamos por última vez.

Cómo funciona Gmail sin conexión para enviar correos

  1. Lo primero que debemos hacer es abrir la página de aplicaciones de Google Chrome, que es el icono llamado Google Apps que aparece en la parte superior derecha de la página principal de Google.
  2. Ahora seleccionamos Gmail sin conexión. Si tuviéramos en ese momento alguna conexión a Internet, el correo reciente se descargaría.usar Gmail sin conexion
  3. Para enviar un correo nuevo seleccionamos el icono de color rojo con un lápiz blanco que aparece en la barra superior de la página. Aparecerá un cuadro para que escribamos la dirección del destinatario, el asunto y el texto del mensaje.
  4. Ahora presionamos el botón azul Enviar. Si no tuviéramos conexión a Internet en ese momento, la próxima vez que accedamos a Gmail sin conexión y tengamos esa conexión, se enviarán todos los correos pendientes.

Ciertamente Gmail sin conexión resulta ser una extensión bastante útil, provista por la gente de Google, para poder acceder a nuestros correos Gmail cuando no tenemos una conexión activa disponible.

organizar mensajes con etiquetas

Cómo organizar los mensajes con etiquetas en Gmail

A continuación vamos a aprender cómo organizar los mensajes con etiquetas en Gmail de modo que podamos hallar posteriormente los mensajes que más nos interesen y eliminar los que ya no son necesarios. Las etiquetas son cómo categorías de mensajes totalmente personalizables. Podemos tener hasta 5.000 etiquetas, y crearlas o eliminarlas cuando así lo deseemos. Además, esas etiquetas son totalmente privadas de modo que las personas con quien intercambiamos mensajes no saben cómo estamos organizando estos mensajes.

Lo primero es pensar cómo vamos a categorizar nuestros mensajes. Algunas etiquetas comunes son: Familia, Trabajo, Escuela, Cuentas, Iglesia, etc. A un mensaje le podemos asignar varias etiquetas. Digamos: Trabajo – Importante; o Club Social – Dejar para después, etc. De esta forma podemos organizar los mensajes con etiquetas.

Cómo se crean las etiquetas en Gmail

  1. Una vez abierto Gmail, podemos ver a la izquierda de la página una barra vertical con una serie de etiquetas como Recibidos, Importantes, Enviados, etc. Al final de esa lista hacemos clic en Más. (Si no vemos la palabra “Más”, debemos arrastrar hacia abajo con el cursor del ratón, la línea divisoria gris que lleva 3 puntos, para mostrar más etiquetas).
  2. Ahora hacemos clic en Crear etiqueta nueva.
  3. Y escribimos el nombre de la nueva etiqueta. Finalizamos haciendo clic en Crear.

Otra forma de crear una etiqueta es desde la carpeta Recibidos. Lo que debemos hacer es marcar el mensaje en la casilla izquierda y luego hacer clic en el botón Etiquetas. Al hacerlo aparece abajo la opción Crear nueva etiqueta. Una vez escrito el nombre hacemos clic en Crear. Uno creará una nueva etiqueta y además marcará el mensaje seleccionado con la misma.

Cómo organizar los mensajes con etiquetas creadas en Gmail

Ya vimos que podemos etiquetar un mensaje directamente en la carpeta Recibidos. Vemos otra forma:

  1. Si abrimos un mensaje para leerlo, podemos hacer clic en el botón Etiquetas que aparece sobre el mensaje.
  2. De la lista de etiquetas podemos seleccionar una o varias.
  3. Hacemos clic en la opción Aplicar.

Otra opción sería al crear un mensaje nuevo. En la barra inferior de la ventana de redacción hay un botón llamado Opciones. Al hacer clic en él se abre un menú donde podemos ver la opción Etiquetas, Hacemos clic en la etiquetas que queramos y luego en Aplicar.

Como vemos podemos organizar los mensajes con etiquetas de manera muy sencilla, lo cual nos da un poder de organización que hasta ahora ningún otro correo Web posee.

pestañas para organizar los mensajes

Usar las pestañas para organizar los mensajes de Gmail

Una de las características más importantes de Gmail es su capacidad preconfigurada de manejar y clasificar los mensajes que llegan a la bandeja de entrada, de modo que facilite el manejo de la información. Para empezar Gmail viene con una función llamada Pestañas, la cual se usa para organizar los mensajes recibidos de manera automática. Dependiendo del tipo de mensaje recibido Gmail redirige tus mensajes a una pestaña específica. Es como si tuvieras varios buzones de entrada en una misma cuenta.

Cuáles son las pestañas que vienen preconfiguradas

Principal En esta pestaña se guardan los mensajes de amigos y familiares que tengas como contactos, además de los mensajes que no aparezcan en otras pestañas.
Promociones Las ofertas, promociones y otros mensajes publicitarios aparecerán acá. Esto es excelente pues puedes marcarlos todos de una vez y borrarlos.
Social Google+, Facebook, Twitter y otras redes sociales, envían mensajes informativos casi que a diario. Otros sitios para compartir archivos multimedia, de servicios de citas por Internet, de plataformas de juegos y de otras webs sociales, también nos pueden llenar la bandeja de entrada.
Notificaciones En esta pestaña se almacenarán las confirmaciones, recibos, facturas o extractos de cuentas.
Foros Acá estarán mensajes de grupos de Internet, de foros de debate y de listas de distribución.

Cómo se activan las pestañas para organizar los mensajes

Para activar las pestañas y organizar los mensajes de manera automática, se hace clic en el botón de Configuración y se selecciona la opción Configurar bandeja de entrada. Esto hace que se despliegue un cuadro de diálogo con el título Selecciona las pestañas que quieras habilitar. Allí se puede tildar la pestaña Principal y cualquier otra pestaña adicional.

En la parte inferior del cuadro aparece la opción Mostrar los destacados también en Principal. Esto se refiere a aquellos mensajes que has marcado con una estrella porque deseas hacerle un seguimiento más de cerca.

Una vez que le des al botón Guardar aparecerán las pestañas seleccionadas y todos tus mensajes se ordenarán en esas pestañas. A si mismo los mensajes que vayan llegando nuevos quedarán ordenados automáticamente en esas categorías. Como vemos, a diferencia de otros sistemas de correo Web, como Outlook o Yahoo, es muy sencillo configurarlo y son muchos los beneficios en cuanto a organización.

Pero además, Gmail no se queda allí. También es posible crear etiquetas y filtros personalizados para organizar mucho más detalladamente todos los mensajes recibidos. Esta función la veremos en otro artículo, así que por lo pronto prueba las pestañas para organizar los mensajes y cuéntanos qué te ha parecido.

Cómo manejar varias cuentas de Gmail desde una sola cuenta

Muchas personas necesitan manejar varias cuentas de Gmail por razones de organización o simplemente por privacidad. También pueda darse el caso de que una persona se vaya de vacaciones y le pida a alguien en el trabajo que conteste sus correos. La solución más común es que esa persona se salga de su cuenta y entre a la otra cuenta de correo con otro usuario y contraseña, y de nuevo volver a salir para entrar en la cuenta anterior. Sin embargo, una solución más elegante sería que desde la misma cuenta de Gmail, poder entrar a otras cuentas de correo.

Sigue estos pasos para manejar varias cuentas de Gmail

Para manejar varias cuentas de Gmail desde una sola cuenta, primeramente entramos en la cuenta que queremos “compartir”. Luego hacemos clic en la “Rueda Dentada” y luego en Configuración. Ahora seleccionamos la pestaña Cuentas e Importación. Busquemos la opción Conceder acceso a tu cuenta, y hacemos clic en Añadir otra cuenta. Aparecerá un cuadro donde tendremos que escribir la dirección de correo electrónico desde donde queremos acceder a la primera cuenta. Luego de escribirla le damos clic al botón Siguiente paso. El siguiente cuadro nos permite verificar que estamos seguros de conceder el acceso. Hacemos clic en Enviar correo para conceder el acceso.

Como manejar varias cuentas de Gmail desde una sola cuenta - 1

Ahora abrimos la otra cuenta de correo y veremos un correo de Gmail. En el mismo hay un enlace en el que debemos hacer clic para aceptar la solicitud enviada desde la primera cuenta. Luego aparecerá otra ventana que nos pide Confirmar la aceptación.

Luego de algunos minutos, en el icono de la segunda cuenta de Gmail, aparecerá también la primera cuenta y cuando hagamos clic en ella se abrirá una segunda pestaña con la bandeja de entrada de ésta. De esta manera podemos manejar ambas cuentas (o todas las que queramos) introduciendo un solo usuario y contraseña.

También es muy sencillo eliminar esa configuración, en caso de que hayamos regresado de viaje y ya no queremos que nadie más maneje nuestra cuenta de correo. Solo debemos volver a la misma pestaña Cuentas e Importación, y hacer clic en la opción Eliminar que aparece al lado de cuenta que estamos compartiendo.

Como vemos manejar varias cuentas de Gmail desde una sola cuenta es muy sencillo y nos da una funcionabilidad muy interesante, no solo desde el punto de vista de una organización sino también si estamos interesados en mantener algunas cosas alejadas de otras.